Volg eens één recept, van het moment dat het binnenkomt tot de patiënt het meeneemt. Hoe vaak wordt het opgepakt en weer neergelegd? Hoeveel handen gaan eraan? En hoe lang ligt het ergens te wachten?
Grote kans dat het recept langer wacht dan dat er aan gewerkt wordt. En precies daar zit een deel van de drukte die je elke dag voelt.
Tien seconden per regel
Het gaat vaak om kleine dingen. Stel dat je per receptregel tien seconden wint, omdat iemand niet hoeft te zoeken, te wachten of iets na te vragen. Dat klinkt als niets. Maar verwerkt je apotheek 300 regels per dag, dan is dat 50 minuten per dag. Ruim vier uur per week: een halve werkdag.
Reken het eens na met je eigen aantallen: hoeveel tijd gaat er bij jou ongemerkt verloren? Tijd die je net zo goed aan je patiënt had kunnen geven.
Ik werk al meer dan dertig jaar in en met apotheken, en ik zie steeds dezelfde patronen. Niet omdat mensen niet hard werken, maar omdat het werk niet soepel doorloopt. Met deze vijf principes kun je daar iets aan doen.
1. Kijk naar het werk, niet naar de mensen
Als het druk is, is de eerste reactie vaak: er moet iemand bij, of iedereen moet harder. Maar harder werken in een systeem dat hapert, maakt het niet rustiger. Kijk daarom niet naar wie er tekortschiet, maar naar hoe het werk door de apotheek loopt. Waar stokt het? Waar wacht iemand? Daar begint de verbetering.
2. Zie waar de tijd weglekt
Tijd verdwijnt zelden op één grote plek. Het zit in kleine dingen die zich de hele dag herhalen:
- wachten op een collega die even vrij moet komen
- zoeken naar een recept, een doos of een antwoord
- heen en weer lopen, omdat spullen niet liggen waar je ze nodig hebt
- werk dat opnieuw moet, omdat een overdracht niet helder was
- vooruitwerken aan de buffer, terwijl er aan de balie iemand wacht
- ideeën van je team die blijven liggen, omdat niemand ernaar vraagt
Los van elkaar lijken het kleine dingen. Maar als je ze de hele dag door tegenkomt, loopt het tijdverlies snel op.
3. Beperk het aantal overdrachten
Onnodige overdrachten kosten tijd. Bij elke overdracht wacht het recept even, moet informatie worden doorgegeven en kan er iets misgaan. Door het werk slimmer te verdelen, kan een recept soepeler door de apotheek lopen.
In veel apotheken werkt het goed als dezelfde medewerker een recept zo ver mogelijk zelf afmaakt, met de controles waar die nodig zijn. Hoe dat er bij jou uitziet, hangt af van je team, je ruimte en je manier van werken. Een kleine apotheek richt het anders in dan een grote. Daarom is het iets wat je niet oplegt, maar samen met je team ontwerpt.
4. Maak knelpunten zichtbaar, elke dag
In de meeste apotheken weet iedereen wat er misgaat. Maar het wordt pas besproken als de frustratie hoog is. Geef je team een eenvoudige manier om een knelpunt te melden op het moment dat het gebeurt, zonder dat het een klacht over een collega wordt.
Bespreek die knelpunten elke ochtend kort met elkaar: wat ging er gisteren mis, en wat pakken we vandaag op? Zo wordt verbeteren iets van elke dag, en niet iets voor een overleg dat steeds wordt uitgesteld.
5. Het team verbetert, jij stuurt
De mensen die het werk doen, weten het beste waar het knelt. Een nieuwe werkwijze die van bovenaf wordt ingevoerd, houdt zelden stand. Een team dat zelf meedenkt, voelt zich eigenaar. En met eigenaarschap komt rust.
Daarmee verandert ook jouw rol. Je kijkt mee op de vloer, stelt vragen en stuurt op een paar heldere cijfers, zoals de wachttijd aan de balie. Zo houd je meer ruimte om richting te geven, knelpunten op te lossen en je team verder te helpen, in plaats van steeds zelf bij te springen.
Wat het kan opleveren
Wat het oplevert, verschilt per apotheek. Bij een van de apotheken waarmee ik werkte, zei de apotheker na afloop: “We hebben nu structureel iemand van de vloer afgehaald, die zich kan richten op de betaalde zorg.” Een andere apotheek ving het vertrek van twee assistentes die met pensioen gingen op met het eigen team, zonder extra werkdruk.
Dat is waar slimmer organiseren ruimte voor kan maken: minder noodzaak om extra capaciteit in te zetten, meer rust op de vloer en meer tijd voor patiëntenzorg.
Van lezen naar doen
Deze principes lees je in vijf minuten. Ze doorvoeren in je eigen apotheek, met een team dat het al druk heeft, is iets anders. Waar begin je? Hoe krijg je je team mee? En hoe zorg je dat het niet na een paar weken wegzakt?
Daarvoor heb ik Samen Slimmer Werken ontwikkeld. In zes maanden brengt je team het eigen proces in kaart, richt de apotheek slimmer in en leert zelf verbeteren, met mijn begeleiding online. Jij leert sturen, zodat het blijft staan.
Wil je ontdekken waar in jouw apotheek tijd weglekt, en hoe je daar samen met je team iets aan kunt doen? Op maandag 2 november geef ik een gratis online masterclass: Van drukte naar slimmer werken in de apotheek, van 12:30 tot 13:30.
Meld je gratis aan via www.iederedag.com/masterclass
Saskia Beckers, IEDEREDAG. Met plezier slimmer samenwerken.
