Lean yourself met 5x why en 5x how..

Voor je het weet is de dag alweer om. Ik had me ook vandaag weer zoveel voorgenomen, maar helaas.. De telefoon bleef rinkelen, het team bleef met vragen komen en er ging vandaag ook nog van alles mis. En als ik dan naar huis rij, heb ik eigenlijk behoefte aan de bank met een boek of mijn ipad om te tekenen. Maar helaas…eerst nog eten, afruimen, even met de stofzuiger door het huis en de wasmachine aanzetten.

Op weg naar huis overdenk ik dan nog even te dag en hetgeen ik morgen moet doen en ondertussen dwalen mijn gedachten af naar mijn zolderverdieping die nodig een pimp kan gebruiken.. Dan besluit ik maar een vriendin te bellen, want haar heb ik ook alweer een tijdje niet gesproken… En omdat ik nog zoveel wil en moet, doe ik de verdere avond, tot mijn grote ergernis.. eigenlijk niks.

Herken je het? Met een drukke baan, huishouden, sporten en een sociaal leven is dit voor velen herkenbaar. So many things to do, so little time

Dus actie dacht ik. Wanneer het teams lukt om lean te werken, moet ik het thuis toch ook kunnen toepassen…

Dus Lean yourself…

Wat is nou lean-management?

Lean management is een manier om continu processen

te verbeteren door het doen van:

• De juiste dingen doen
• Op de juiste plaats
• Op het juiste moment
• In de juiste hoeveelheid
• Met minimale verspilling

Een snelle manier om verbeteringen te realiseren is het minimaliseren van verspillingen. Een goede vraag die je jezelf kan stellen is ‘waar besteed ik dagelijks veel tijd aan?’ Benoem voor jezelf een aantal knelpunten of zaken waar je dagelijks tegen aan loopt. Gaat het om recepten nakijken, vragen beantwoorden van het team, schoonmaken of de was doen? Kun je deze dingen uit handen geven of kun je bijvoorbeeld het aantal vragen beperken? Hierdoor creëer je meer tijd om te besteden aan dingen die echt belangrijk zijn

Analyseer oorzaken

Wanneer je de knelpunten hebt benoemd is het tijd om de oorzaken te analyseren.

Als het doen van de was je veel tijd kost dan kan dit een probleem vormen. Maar de was moet uiteindelijk toch gedaan worden. Probeer na te gaan waarom daar veel tijd in gaat zitten. Dit kun je doen door de 5x why? Toe te passen. Deze tool gebruik ik heel graag in mijn organisatieoptimalisatie trajecten om achter de grondoorzaak te komen van het daadwerkelijke probleem

Een voorbeeld is mijn was…

• Waarom kost de was zoveel tijd? Omdat het vullen van de wasmachine bewerkelijk is
• Waarom is het vullen van de wasmachine zo bewerkelijk? Omdat het veel tijd kost om de was uit de mand te halen
• Waarom kost dat zoveel tijd? Omdat ik de was steeds uit elkaar moet halen en moet sorteren
• Waarom? Omdat ik alles in dezelfde wasmand gooi
• Waarom zit het in dezelfde wasmand? Omdat we niet van te voren sorteren..

Check en daar had ik mijn grondoorzaak te pakken. Door mezelf te dwingen om 5x de vraag ‘waarom?’ te stellen voorkom ik dat ik aan ‘symptoombestrijding’ doe maar het probleem aanpak bij de oorzaak. Ik heb dan nu ook twee wasmanden en ik kan zien wanneer deze voldoende vol is om een volle machine te draaien. Mijn uitzoektijd is daarmee enorm afgenomen en ik zie direct of ik met de hoeveelheid was een machine vol krijg

Verbeter je proces…

Als we knelpunten en oorzaken te pakken hebben is het tijd om verbeteringen aan te brengen.

Een paar tips;

• combineer wat er te combineren valt… En misschien kom je er dan op uit dat je al hardlopend naar school de kinderen wegbrengt en de hond uitlaat, langs de brievenbus loopt om een brief te posten
• zoeken is zonde van je tijd, geef alles 1 vaste plek en het is helemaal mooi als je aangeeft wat waar moet liggen… Zo kunnen er geen misverstanden meer ontstaan
• doe alles weg wat je niet meer nodig hebt of gebruikt. Geef het aan anderen die het weer nuttig kunnen gebruiken
• stop waar je mee kan stoppen
• wat kun je in een andere volgorde doen, waardoor je bijvoorbeeld je route naar huis efficiënter is?
• maak online lijstjes zodat je niet met een half boodschappenlijstje in de winkel staat
• doe eerste alle dingen die niet langer dan 5 minuten duren, dus eerste de pasta opzetten en de wasmachine aanzetten. Alles wat langer duurt, kun je plannen
• leg hersenspinsels en ideeën direct vast. Er zijn voldoende apps die je hierbij kunnen helpen. Zelf vind ik onenote, todoist echt heel fijn

Het leuke van lean werken is dat het iets vraagt van je creativiteit en dat een kleine aanpassing voor enorme effecten kan zorgen. Wanneer je lean werkt in de apotheek bespaar je (afhankelijk van hoe er nu gewerkt wordt)een halve FTE.  Dat zijn heel wat uren die we kunnen besteden aan de kern van ons vak… Het begeleiden van goed medicijngebruik.