"Het enige constante is de verandering..."
Processen verbeteren kun je doen om verschillende redenen, bijvoorbeeld omdat:
- de wachttijden aan de balie toenemen of juist heel variabel zijn
- het rendement afneemt en kosten jaar op jaar stijgen
- de kwaliteit van de zorg afneemt en hierdoor het onderscheidend vermogen daalt
- het werkplezier afneemt en de werkdruk toeneemt
- de dagelijkse werkzaamheden niet soepel lopen
- je meer grip wilt krijgen op de processen en het realiseren van bedrijfsdoelen
- je de klant meer centraal wilt stellen
- een betere communicatie over het werk wenselijk is
Tijdens onze procesoptimalisatie gaan we met jou en het team aan de slag om de processen te verbeteren. Jullie zorgen voor de inhoudelijke kennis, wij denken met jullie mee en zorgen dat jullie meer grip krijgen op het proces.
Ben je op zoek naar een structurele inzet? Kijk dan eens op IEDEREDAG INTERIM
”Als je focust op het resultaat, zal je geen verandering zien,
wanneer je focust op de verandering zal je resultaat zien”
"Processen verbeteren, samen aan de slag"
Procesoptimalisatie is een groot woord, dus voordat we aan de slag gaan moet het probleem en/of de vraagstelling duidelijk zijn.
Welke verschillende onderdelen kunnen we inzetten wanneer er een procesoptimalisatie plaatsvindt?
- het probleem met elkaar definiëren
- het proces in kaart brengen
- een oorzaakanalyse doen
- een verbeterplan opstellen
- veranderingen borgen
- team coaching
Wij denken graag met jou mee welke onderdelen voor jouw organisatie van toepassing zijn. Het is mogelijk om alle stappen te doorlopen, maar afhankelijk van het probleem kunnen we ook helpen met de inzet op één onderdeel.
Het probleem met elkaar definiëren
Het verbeteren van processen begint altijd met het definiëren van het probleem. Dit doen we samen met jou en (een gedeelte) van je team. Zo zorgen we voor een duidelijk vertrekpunt en creëren we draagvlak om te kunnen starten.
Daarna spreken we af wat de scope is; we bepalen wat we wel oppakken, maar ook wat we niet oppakken. We formuleren een gezamenlijk doel, zodat we weten wat je wilt bereiken en we bespreken elkaars verantwoordelijkheden.
Als laatste specificeren we de doelstelling van de verbetering; we bepalen het gewenste resultaat en hoe het proces hierbij moet functioneren.
Proces in kaart brengen
Om met elkaar dezelfde taal te spreken en duidelijkheid te creëren, is het van belang om het proces in kaart te brengen. We krijgen dan duidelijk:
- wie wat doet
- en op welke manier het wordt gedaan
Dit doen we o.a. met een brownpaper-sessie, op bruin papier en met stiften en post-its. De eerste stap is dat het team alle activiteiten in kaart brengt. Vervolgens verzamelen we data die inzicht in het proces verschaffen.
Je hebt nu met je team inzicht in het werk. Tijdens een (tweede) sessie gaan we het proces slimmer gaan inrichten.
Het eindresultaat is dat jij en je team inzicht hebben in welke processtappen kunnen blijven en welke processtappen aangepakt moeten worden. Met een gemaakte actielijst kunnen jullie nu zelf verder om het proces logischer in te richten en de verspillingen te elimineren.
Een oorzaakanalyse doen
Succesvol verbeteren kan pas echt als je de grondoorzaak van het probleem oplost. Mensen zijn geneigd om snelle oplossingen te implementeren. Bij een oorzaakanalyse gaan we op zoek naar de grondoorzaken, zodat we het probleem structureel kunnen aanpakken.
Een verbeterplan opstellen
Als helder is waar de oorzaken van de problemen liggen, kan er een verbeterplan worden opgesteld. Tijdens brainstormsessies bekijken de verschillende mogelijke oplossingen. Het team zal hier een belangrijke rol in spelen, tenslotte zit de meeste kennis op de werkvloer! Als de beste oplossingen zijn geselecteerd vertalen we dat naar een concreet actieplan.
Dit is een gestructureerd transparant plan, waarbij iedereen kan zien wat er moet gebeuren of wat er al gedaan is.
Borgen van veranderingen
De apotheek staat continu onder invloed van veranderingen van buitenaf, wat effect heeft op de interne processen en communicatie. Het risico van terugval blijft dan ook aanwezig.
Het team moet weten waar het proces op presteert en waarop het proces stagneert. Wij helpen jullie focus te leggen op datgene waar je op wilt sturen en ervoor te zorgen dat het team kleine veranderingen blijft oppakken.
Teamcoach
"Iedereen wil de verandering, maar niemand wil veranderen"
Vaak zien we dat men de verandering wel wil, maar zelf niet wil veranderen. Het effect van de verandering is de kwaliteit van een besluit maal de acceptatie van een besluit binnen de organisatie.
Als teamcoach zien wij erop toe dat de fundering van de organisatie goed is ingevuld. Dat men met gemotiveerde mensen op basis van snelheid en kwaliteit een lerende organisatie is, die een hoge kwaliteit levert met een korte doorlooptijd en lage kosten.
Wanneer we bij jou aan de slag gaan, denken we vanuit de hele organisatie. We ondersteunen jou bij het uitzetten van de lijnen en bij hoe je het team kunt faciliteren. We maken fouten zichtbaar en zetten het team centraal, waarbij er in kleine stapjes verbeterd wordt.
Een procesverandering zie ik als maatwerk. Neem geheel vrijblijvend contact met me op als je een binnen jouw organisatie (multidisciplinaire) processen soepeler laten lopen.
Op basis hiervan bekijken we samen welke aanpak het beste werkt en wat er nodig is om hetgeen je wilt bereiken te bereiken.
Je kunt mij (Saskia ) bereiken via:
