skip to Main Content

"Het enige constante is de verandering..."

Processen verbeteren kun je doen om verschillende redenen, bijvoorbeeld omdat:

  • de wachttijden aan de balie toenemen of juist heel variabel zijn
  • het rendement afneemt en kosten jaar op jaar stijgen
  • de kwaliteit van de zorg afneemt en hierdoor het onderscheidend vermogen daalt
  • het werkplezier afneemt en de werkdruk toeneemt
  • de dagelijkse werkzaamheden niet soepel lopen
  • je meer grip wilt krijgen op de processen en het realiseren van bedrijfsdoelen
  • je de klant meer centraal wilt stellen
  • een betere communicatie over het werk wenselijk is

Tijdens onze procesoptimalisatie gaan we met jou en het team aan de slag om de processen te verbeteren. Jullie zorgen voor de inhoudelijke kennis, wij denken met jullie mee en zorgen dat jullie meer grip krijgen op het proces.

Ben je op zoek naar een structurele inzet? Kijk dan eens op IEDEREDAG INTERIM

”Als je focust op het resultaat, zal je geen verandering zien,

wanneer je focust op de verandering zal je resultaat zien”

"Processen verbeteren, samen aan de slag"

Procesoptimalisatie is een groot woord, dus voordat we aan de slag gaan moet het probleem en/of de vraagstelling duidelijk zijn.

Welke verschillende onderdelen kunnen we inzetten wanneer er een procesoptimalisatie plaatsvindt?

  • het probleem met elkaar definiëren
  • het proces in kaart brengen
  • een oorzaakanalyse doen
  • een verbeterplan opstellen
  • veranderingen borgen
  • team coaching

Wij denken graag met jou mee welke onderdelen voor jouw organisatie van toepassing zijn. Het is mogelijk om alle stappen te doorlopen, maar afhankelijk van het probleem kunnen we ook helpen met de inzet op één onderdeel.

Het probleem met elkaar definiëren

Het verbeteren van processen begint altijd met het definiëren van het probleem. Dit doen we samen met jou en (een gedeelte) van je team. Zo zorgen we voor een duidelijk vertrekpunt en creëren we draagvlak om te kunnen starten.

Daarna spreken we af wat de scope is; we bepalen wat we wel oppakken, maar ook wat we niet oppakken. We formuleren een gezamenlijk doel, zodat we weten wat je wilt bereiken en we bespreken elkaars verantwoordelijkheden.

Als laatste specificeren we de doelstelling van de verbetering; we bepalen het gewenste resultaat en hoe het proces hierbij moet functioneren.

Proces in kaart brengen

Om met elkaar dezelfde taal te spreken en duidelijkheid te creëren, is het van belang om het proces in kaart te brengen. We krijgen dan duidelijk:

  • wie wat doet
  • en op welke manier het wordt gedaan

Dit doen we o.a. met een brownpaper-sessie, op bruin papier en met stiften en post-its.  De eerste stap is dat het team alle activiteiten in kaart brengt. Vervolgens verzamelen we data die inzicht in het proces verschaffen.

Je hebt nu met je team inzicht in het werk. Tijdens een (tweede) sessie gaan we het proces slimmer gaan inrichten.

Het eindresultaat is dat jij en je team inzicht hebben in welke processtappen kunnen blijven en welke processtappen aangepakt moeten worden. Met een gemaakte actielijst kunnen jullie nu zelf verder om het proces logischer in te richten en de verspillingen te elimineren.

Een oorzaakanalyse doen

Succesvol verbeteren kan pas echt als je de grondoorzaak van het probleem oplost. Mensen zijn geneigd om snelle oplossingen te implementeren. Bij een oorzaakanalyse gaan we met jou en je team op zoek naar de grondoorzaken, zodat we het probleem structureel kunnen aanpakken. Hiervoor zijn verschillende technieken, bijvoorbeeld de Ishikawa- analyse of de 5x waarom?

Om een goede oorzaakanalyse te kunnen doen, kan het wenselijk zijn daarvoor (actuele) data te gebruiken. Het team gaat zelfstandig aan de slag met het verzamelen van deze data volgens een vooraf vastgesteld meetplan.

Een verbeterplan opstellen

Als helder is waar de oorzaken van de problemen liggen, helpen we jullie bij het opstellen van een verbeterplan. We starten met kleine brainstormsessies met jou en je team en bekijken de verschillende mogelijke oplossingen. Tenslotte zit de meeste kennis op de werkvloer! Als de beste oplossingen zijn geselecteerd helpen we jullie dit te vertalen naar een concreet actieplan.

Dit is een gestructureerd transparant plan, waarbij iedereen kan zien wat er moet gebeuren of wat er al gedaan is.

Nu kunnen jullie zelf aan de slag met het verbeteren en wordt de rest van de organisatie meegenomen in de veranderingen.

Borgen van veranderingen

De apotheek staat continu onder invloed van veranderingen van buitenaf, wat effect heeft op de interne processen en communicatie. Om voortdurend te kunnen blijven inspelen op deze veranderingen en dus te blijven veranderen, maar ook te verbeteren, is het van belang om bij te blijven sturen op kwaliteit. Het team moet weten waar het proces op presteert en waarop het proces stagneert. Wij helpen jullie focus te leggen op datgene waar je op wilt sturen en ervoor te zorgen dat het team kleine veranderingen blijft oppakken.

Teamcoach

"Iedereen wil de verandering, maar niemand wil veranderen"

Vaak zien we dat men de verandering wel wil, maar zelf niet wil veranderen. Het effect van de verandering is de kwaliteit van een besluit maal de acceptatie van een besluit binnen de organisatie.

Als teamcoach zien wij erop toe dat de fundering van de organisatie goed is ingevuld. Dat men met gemotiveerde mensen op basis van snelheid en kwaliteit een lerende organisatie is, die een hoge kwaliteit levert met een korte doorlooptijd en lage kosten.

Wanneer we bij jou aan de slag gaan, denken we vanuit de hele organisatie. We ondersteunen jou bij het uitzetten van de lijnen en bij hoe je het team kunt faciliteren. We maken fouten zichtbaar en zetten het team centraal, waarbij er in kleine stapjes verbeterd wordt.

Wil je binnen jouw organisatie (multidisciplinaire) processen soepeler laten lopen? Wij helpen je graag. Wij zetten een veranderingsproces altijd in als maatwerk. Dit betekent dat we tijdens een kennismaking graag ingaan op de problemen waar je tegenaan loopt en wat je met je team wilt bereiken.

Op basis hiervan bekijken we samen welke aanpak het beste werkt en wat er nodig is om hetgeen je wilt bereiken te bereiken.

Wij faciliteren en ondersteunen. Dit betekent dat het team een belangrijke rol inneemt in het meedenken over verbeteringen en verantwoordelijk is voor de uitvoering hiervan. Dit doen we om draagvlak te creëren.

Wil je graag verder praten en kijken wat de mogelijkheden zijn binnen jouw organisatie? Neem dan contact op met Saskia via:

SASKIA@IEDEREDAG.COM  |   06-13143130

Back To Top