Gedurende de dag komen er regelmatig verbeterideeën voorbij van assistentes die ergens tegenaan lopen. Ik hoor ze, maar omdat ik zelf ook bezig ben en niet direct op wil opspringen om het te regelen, verdwijnen ze ook weer van tafel. Jammer van al die positieve energie.
Wanneer je veel ideeën hebt is het raadzaam een prioritering aan te brengen. Het maakt niet uit of je ideeën vanuit een brainstrom komen of gedurende de dag tijdens het werk ontstaan. Het kan ook om obstakels of problemen gaan waar een verbetering op moet worden doorgevoerd.
Voorkom dat je direct in de actie gaat, maar maak even pas op de plaats.
Met andere woorden, je selecteert uit de lijst het beste verbeterproject, waarmee je vervolgens gaat starten. Maar met welk verbeteridee start je dan als eerste?
De Impact/ effort- matrix gaat je helpen te prioriteren
Een impact/effort- matrix maakt enerzijds een inschatting van het effect en de impact van een verbeterproject op bijvoorbeeld klanttevredenheid.
Anderzijds maakt het een inschatting van de effort (tijd, moeite en euro’s) die het project kost.
De verbeterprojecten worden in de impact/effort matrix onderverdeeld in 4 categorieën:
- Quick Wins
- Major Projects
- Fill Ins
- Thankless Tasks
- Quick Wins (lage effort en hoge impact): Dit zijn de verbeterideeen die weinig kosten en veel opleveren en dus de meest aantrekkelijke verbeterprojecten om mee te starten. Omdat je snel veel resultaat hebt motiveren ze je team om verder aan de slag te gaan.
- Major Projects (hoge effort en hoge impact): Deze verbeterprojecten hebben de grootste impact en zijn daarom de moeite waard om uit te voeren. Ze kosten wat meer moeite en mogelijk zijn ze relatief duur. Dit maakt de projecten belangrijk. Reserveer er tijd voor en implementeer de ideeen goed.
- Fill Ins (lage effort en lage impact): Dit zijn projecten waar relatief weinig aandacht naar uit hoeft te gaan. Ze hebben relatief weinig impact en kosten ook relatief weinig effort. Als er tijd over is, kunnen ze worden opgepakt.
- Thankless Tasks (hoge effort en lage impact): Niet aan beginnen. Ze geven niet alleen weinig resultaat maar vragen bovendien veel tijd. Tijd die je ergens anders aan kan besteden!
Andere namen voor de effort/ impact- matrix zijn
- effort vs. benefits matrix.
De effort/ impact matrix kun je ook inzetten
- na een Gembawalk
- na een brainstorm
- bij problemen die zich gedurende de dag melden