Zie, hoor begrijp je processen door je medewerkers te betrekken

Als manager/ leidinggevende ben je verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat je medewerkers efficiënt en effectief kunnen werken. Zoals men op de vloer altijd zegt ‘dat het lekker loopt’. Maar dat lukt je niet vanachter je bureau en ook niet door af en toe mee te helpen op de vloer. Dus hoe doe je dat dan?

Er gebeurt op de werkvloer meer dan we in eerste instantie zien. Zo kan een arts die terugbelt met een antwoord, ineens voor veel gedoe zorgen. Blijkt dat de intakes lang blijven liggen. Dat zien we overal. Processen worden gedurende de tijd dat men ermee werkt aangepast. We doen een processtapje extra of we veranderen er iets in. Deze en nog tal van voorbeelden zorgen ervoor dat medewerkers ongeveer 30% van hun kostbare tijd bezig zijn met activiteiten die geen toegevoegde waarde hebben voor de klanten of voor het klaarmaken van de recepten.

Maar hoe krijg je nu grip op die 30% van de tijd? Waar begin je en hoe neem je de medewerkers mee als je bedacht hebt dat het anders kan?

De Gembawalk gaat je helpen. Lees in dit blog

• wat een Gembawalk is
• wanneer je een Gembawalk inzet
• hoe dat je een Gembawalk organiseert
• hoe je het team meeneemt in hetgeen dat anders kan

De Gembawalk is een belangrijke en handige managementtool

‘Gemba’ is het Japanse woord voor werkelijke plaats, of ook wel: daar waar het gebeurt. ‘Gembawalk’ is een wandeling op de plaats waar het werkelijk gebeurt en dat is de werkvloer.

De Gembawalk geeft je de mogelijkheid om problemen en verspillingen te signaleren en registeren. De wetenschap dat de beste verbetervoorstellen en betrokkenheid van medewerkers voortkomt uit de interactie met de werkvloer, maakt dat de Gembawalk een nuttige en praktische analysetool is om in te zetten in je organisatie.

Op de werkvloer is de kennis beschikbaar die nodig is om kwaliteit te verbeteren, verspillingen uit het proces te halen en liggen de oplossingen van onze problemen verscholen.

Je kunt een Gembawalk inzetten om:

• Het proces op de werkvloer te zien, te horen, te begrijpen en medewerkers te betrekken bij de doelstelling en veranderingen.
• Problemen, verspillingen en verbetermogelijkheden te identificeren en medewerkers leren dit zelf te herkennen.
• Ondersteuning vanuit het management aan de werkvloer aan te bieden bij het oplossen van problemen en doorvoeren van verbeteringen.

Het doel van de Gembawalk is jezelf aan de hand van een vooraf bepaalde en gerichte opdracht te informeren over een specifiek onderwerp.

Tijdens een Gembawalk observeer je het proces door het te volgen, na te lopen en te ervaren vanuit de dagelijkse praktijk.  In een productieomgeving volg je het productieproces stap voor stap.  Op een administratieafdeling volg je de informatiestroom. In de apotheek volg je het proces van bijvoorbeeld de receptstroom of het bestelproces.

De Gembawalk kun je verdelen in 5 fases:

• Voorbereiding
• Uitvoering
• Uitwerking
• Feedback geven en verbeteren
• Ondersteuning

1. De voorbereiding van de Gembawalk
   

   Er valt IEDEREDAG wat te verbeteren. ‘Het grootste probleem is denken dat er geen probleem is en dat alles goed draait’. Voordat je de Gembawalk inzet, bepaal waarop je wil focussen.Wanneer je weet wat het doel van de Gembawalk is, hoe je de Gembawalk gaat insteken en op welk proces je gaat focussen, plan je de Gembawalk.

2. Het uitvoeren van de Gembawalk
   

   Observeer onbevooroordeeld. Stel open vragen en verzamel feiten. Het doel van deze fase is om zoveel mogelijk input en antwoorden te krijgen. Oberserveer of je afwijkingen ziet, stel open vragen en probeer het probeem te begrijpen.
   Tip: Wees respectvol naar de medewerkers en blijf weg van de schuldvraag. Medewerkers zijn vaak bang de schuld te krijgen. Zorg dat er een veilige sfeer is waar medewerkers problemen op tafel kunnen leggen en eerlijk antwoorden. Geef ze ruimte om ideeën te kunnen spuien en het oneens te kunnen zijn met de observaties en conclusies van de leidinggevenden en elkaar.

2. Het uitwerken van de bevindingen

   Analyseer de gegeven antwoorden. Maak onderscheid in bijv. successen en verbeter potentieel.

2. Feedback en continu verbeteren
   

   Een goede Gembawalk eindigt in feedback richting de werkvloer. Dit is de kans om te leren van de uitkomsten, deze te valideren en gezamenlijk op te trekken bij eventuele vervolgacties.Je persoonlijke feedback bestaat uit zelfreflectie. Wat was het effect van mijn gedrag op de mijn medewerkers? Heb ik echt geluisterd of voornamelijk gepraat? Heb ik voldoende geprobeerd te begrijpen of was ik bezig het probleem op te lossen?

5. Ondersteuning in verantwoordelijkheden

   Efficiënte ondersteuning vanuit het management is ten alle tijden gewenst. Zorg ervoor dat de medewerkers hun eigen problemen zoveel mogelijk zelf kunnen oplossen. De beste verbetervoorstellen komen van de mensen die dagelijks werken met de klanten, het materiaal en de standaarden. De medewerkers kunnen hierdoor een waardevolle bijdrage leveren aan het oplossen van problemen en aan het uitvoeren van verbeterprojecten.Medewerkers zullen een gesignaleerd probleem serieus nemen, omdat zij zelf de eerste stap zullen moeten zetten. Afschuiven van problemen naar anderen wordt niet meer geaccepteerd.

Een Gembawalk is niet iets voor één keer. Doe Gemba-walks op regelmatige basis, ook als er geen ‘branden te blussen zijn’. Dit vergroot het vertrouwen in de walks en laat zien dat je als manager/ leidinggevende begrijpt dat er altijd iets geleerd kan worden op de werkvloer.

Wil een Gembawalk laten uitvoeren en weten waar de verbeterpunten zitten in jouw proces? Neem contact op met Saskia 0613143130 of stuur een berichtje naar saskia@iederedag.com